Sistem Informasi sebagai Penerjemah Pengetahuan Organisasi

 

Pendahuluan

Dalam banyak organisasi, pengetahuan tidak pernah benar-benar hilang, tetapi sering kali tidak dapat digunakan secara optimal. Pengetahuan tersebar dalam pengalaman individu, kebiasaan kerja, dokumen tidak terstruktur, dan keputusan sehari-hari yang tidak terdokumentasi. Artikel ini mengangkat gagasan unik tentang sistem informasi sebagai penerjemah pengetahuan organisasi, yaitu sistem yang berperan mengubah pengetahuan implisit menjadi informasi yang dapat dipahami, digunakan, dan diwariskan.

Masalah Pengetahuan yang Tidak Terlihat

Sebagian besar sistem informasi dirancang untuk mengelola data eksplisit, seperti angka, teks, dan transaksi. Namun, organisasi juga memiliki pengetahuan implisit, antara lain:

• Cara informal menyelesaikan pekerjaan lebih efisien

• Pertimbangan tak tertulis dalam pengambilan keputusan

• Pengalaman praktis yang hanya dimiliki individu tertentu

Ketika individu tersebut pindah, pensiun, atau tidak aktif, pengetahuan ikut menghilang. Sistem informasi konvensional tidak dirancang untuk menangkap dimensi ini.

Konsep Sistem Informasi sebagai Penerjemah

Berbeda dari sistem penyimpanan pengetahuan (knowledge repository), sistem informasi sebagai penerjemah berfungsi menjembatani tiga lapisan utama:

1. Pengalaman manusia – tindakan dan keputusan nyata di lapangan

2. Representasi sistem – data, aturan, dan pola yang ditangkap sistem

3. Pemahaman kolektif – informasi yang dapat dipelajari dan digunakan bersama

Proses penerjemahan ini membuat pengetahuan tidak lagi bergantung pada individu, tetapi menjadi aset organisasi.

Mekanisme Penerjemahan Pengetahuan

1. Pelacakan Alur Keputusan

Sistem tidak hanya mencatat hasil keputusan, tetapi juga kondisi yang melatarbelakanginya. Dari sini, sistem dapat mengenali pola pertimbangan yang berulang.

2. Abstraksi Tindakan

Tindakan operasional diterjemahkan menjadi prinsip atau praktik kerja. Misalnya, kebiasaan tertentu yang selalu menghasilkan hasil baik dapat diidentifikasi sebagai pola rekomendasi.

3. Penyajian Kontekstual

Pengetahuan yang telah diterjemahkan disajikan sesuai konteks pengguna, waktu, dan kebutuhan, sehingga mudah dipahami tanpa harus membaca dokumentasi panjang.

Perbedaan dengan Manajemen Pengetahuan Konvensional

Manajemen pengetahuan umumnya bergantung pada dokumentasi manual, pelatihan, dan basis data pengetahuan. Sistem informasi penerjemah pengetahuan melangkah lebih jauh dengan:

• Menangkap pengetahuan secara otomatis dari aktivitas nyata

• Memperbarui pemahaman sistem seiring perubahan perilaku kerja

• Mengurangi ketergantungan pada proses dokumentasi formal

Dengan demikian, sistem menjadi bagian aktif dari proses pembelajaran organisasi.

Dampak terhadap Keberlanjutan Organisasi

Pendekatan ini memberikan dampak strategis, antara lain:

• Kontinuitas operasional, meskipun terjadi pergantian personel

• Peningkatan kualitas keputusan, karena pengalaman masa lalu dapat diakses kembali

• Akselerasi pembelajaran organisasi, terutama bagi pegawai baru

Organisasi tidak lagi memulai dari nol setiap kali menghadapi masalah serupa.

Tantangan Etis dan Implementasi

Penerjemahan pengetahuan harus dilakukan dengan kehati-hatian. Tantangan utama meliputi:

• Risiko penyederhanaan berlebihan terhadap pengalaman manusia

• Perlindungan privasi individu dalam pencatatan aktivitas

• Kebutuhan transparansi agar pengguna memahami cara sistem menyimpulkan pengetahuan

Prinsip akuntabilitas dan persetujuan pengguna menjadi elemen penting dalam penerapan sistem ini.

Penutup

Sistem informasi sebagai penerjemah pengetahuan organisasi menawarkan perspektif baru yang melampaui fungsi teknis. Dengan mengubah pengalaman menjadi pemahaman kolektif, sistem informasi berperan menjaga keberlanjutan pengetahuan dan meningkatkan kapasitas organisasi dalam jangka panjang.

Artikel ini ditulis secara orisinal dengan pendekatan konseptual baru dan tidak mengadaptasi atau merujuk pada publikasi sebelumnya.

satukelas.id